Hysbysiad Preifatrwydd

Hysbysiad yw hwn ar gyfer aelodau [a buddiolwyr] o Gynlluniau Pensiwn y Llywodraeth Leol, Heddlu â Diffoddwyr Tân a gweinyddwyd gan Gronfa Bensiwn Dyfed (y “Gronfa”). Fe’i paratowyd gan Cyngor Sir Caerfyrddin (yr “Awdurdod Gweinyddu”, neu “ni”) yn rhinwedd ei rôl fel yr awdurdod sy’n gweinyddu Cronfa Bensiwn Dyfed, yn ogystal a gweinyddu Cynllun Pensiwn yr Heddlu â Chynllun Pensiwn Diffoddwyr Tân.

Mae'n bwysig eich bod yn darllen yr hysbysiad preifatrwydd hwn ynghyd ag unrhyw hysbysiad preifatrwydd arall neu bolisi prosesu teg y gallwn ei ddarparu ar achlysuron penodol pan fyddwn yn casglu neu'n prosesu data personol amdanoch, fel eich bod yn gwbl ymwybodol o sut a pham yr ydym yn defnyddio'ch data. Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn disodli unrhyw hysbysiad preifatrwydd cyffredinol y gallem fod wedi'i gyhoeddi o'r blaen ac yn ategu unrhyw hysbysiadau a pholisïau preifatrwydd eraill a gyhoeddwn sy'n benodol i weithgareddau casglu / prosesu data penodol.

Pam ydyn ni’n darparu’r hysbysiad hwn ichi

Fel Awdurdod Gweinyddu’r Gronfa, rydym yn dal rhywfaint o wybodaeth amdanoch ac y gellir eich adnabod ohono (“data personol”), sy’n cael ei defnyddio gennym i weinyddu’r Gronfa ac i dalu buddion ichi. Yn unol â'r ddeddfwriaeth diogelu data, mae'n ofynnol i ni roi gwybodaeth benodol i chi am y data personol sydd gennym amdanoch chi, sut yr ydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas ag ef a'r mesurau diogelwch sydd ar waith i'w warchod. Mae'r rhybudd hwn wedi'i gynllunio i roi'r wybodaeth honno i chi.

Y rhan technegol

Mae’r Awdurdod Gweinyddu yn dal data personol amdanoch yn rhinwedd ei rôl fel rheolydd data i sicrhau yr ymdrinnir yn briodol â phob mater yn ymwneud â’r Gronfa, yn cynnwys ei gweinyddu a’i rheoli. Mae hyn yn cynnwys yr angen i brosesu’ch data er mwyn cysylltu â chi, i gyfrifo, sicrhau a thalu eich buddion, i wneud gwaith modelu ystadegol ac ariannol ac at ddibenion cyfeirio (er enghraifft, pan fyddwn yn asesu faint o arian sydd ei angen i ddarparu buddion yr aelodau a buddiolwyr, a sut y dylai’r arian hwnnw gael ei fuddsoddi), ac i reoli rhwymedigaethau a gweinyddu’r Gronfa yn gyffredinol. Caiff rhagor o wybodaeth am sut yr ydym yn defnyddio’ch data personol ei darparu isod.

Fel arfer, y sail gyfreithiol ar gyfer ein defnydd o'ch data personol fydd bod angen i ni brosesu'ch data personol i fodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol fel Awdurdod Gweinyddol y Gronfa. Fodd bynnag, lle nad yw'r sail gyfreithiol honno'n berthnasol, yna bydd y sail gyfreithiol ar gyfer ein defnydd o'ch data personol yn un neu fwy o'r canlynol:

a) mae angen inni brosesu’ch data personol i gyflawni’n rhwymedigaethau cyfreithiol fel Awdurdod Gweinyddu’r Gronfa; a
b) mae angen i ni brosesu eich data personol er mwyn diddordebau cyfreithlon gweinyddu a rheoli'r Gronfa a'r rhwymedigaethau oddi tani, cyfrifo, sicrhau a thalu buddion a chyflawni ein rhwymedigaethau ac arfer unrhyw hawliau, dyletswyddau ac anghysondebau sydd gan yr Awdurdod Gweinyddu mewn perthynas â'r Gronfa; a
c) oherwydd bod angen inni brosesu’ch data personol i gyflawni’n rhwymedigaethau cytundebol ichi mewn perthynas â’r Gronfa (er enghraifft, o dan gytundeb y byddwch chi’n talu cyfraniadau gwirfoddol ychwanegol i’r Gronfa), neu i gymryd camau, ar eich cais chi, cyn ymrwymo i gontract.

Pa ddata personol ydyn ni’n ei ddal, a sut ydyn ni’n ei gael

Mae’r mathau o ddata personol rydyn ni’n ei ddal ac yn ei brosesu amdanoch yn gallu cynnwys:

• Manylion cyswllt, yn cynnwys enw, cyfeiriad, rhifau ffôn a chyfeiriad e-bost.
• Manylion adnabod, yn cynnwys dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol a rhif gweithiwr a rhif aelodaeth.
• Gwybodaeth sy’n cael ei defnyddio i gyfrifo ac asesu cymhwyster am fuddion, er enghraifft, hyd y cyfnod o wasanaeth neu aelodaeth a gwybodaeth am eich cyflog.
• Gwybodaeth ariannol sy’n berthnasol wrth gyfrifo neu dalu buddion, er enghraifft, manylion cyfrif banc a threth.
• Gwybodaeth am eich teulu, dibynyddion neu amgylchiadau personol, er enghraifft, statws priodasol a gwybodaeth berthnasol i ddosbarthu a dyrannu’r buddion sy’n daladwy ar farwolaeth.
• Gwybodaeth am eich iechyd, er enghraifft, i asesu cymhwyster am fuddion sy’n daladwy pan fydd iechyd rhywun yn wael, neu lle mae’ch iechyd yn berthnasol i hawliad am fuddion yn dilyn marwolaeth aelod o’r Gronfa.
• Gwybodaeth am euogfarn droseddol os yw hynny wedi golygu bod arnoch chi arian i’ch cyflogwr neu’r Gronfa ac y gallai’r cyflogwr neu’r Gronfa gael eu had-dalu o’ch buddio.

Rydym yn cael peth o’r data personol hwn yn uniongyrchol oddi wrthych chi. Gallwn hefyd gael data (er enghraifft, gwybodaeth am eich cyflog) oddi wrth eich cyflogwr/wyr cyfredol neu flaenorol neu gwmnïau a’u holynydd mewn busnes, oddi wrth aelod o’r Gronfa (lle’r ydych chi neu lle gallech fod yn fuddiolwr o dan y Gronfa o ganlyniad i aelodaeth y person hwnnw o’r Gronfa) ac o amrywiaeth o ffynonellau eraill yn cynnwys cronfeydd data cyhoeddus (megis y Gofrestr Genedigaethau, Marwolaethau a Phriodasau), ein cynghorwyr neu gyrff llywodraeth neu gyrff rheoleiddio, yn cynnwys y rheini ar y rhestr o sefydliadau y gallwn rannu’ch data personol gyda nhw, sydd wedi’i nodi isod.

Lle’r ydym yn cael gwybodaeth am rai “categorïau arbennig” o ddata neilltuol o sensitif, megis gwybodaeth am iechyd, mae mesurau diogelu ychwanegol mewn grym o dan y ddeddfwriaeth diogelu data. Dim ond gyda’ch caniatâd chi y byddwn yn prosesu’ch data personol sy’n dod o fewn un o’r categorïau arbennig, oni bai ein bod yn gallu prosesu’r data hwn yn gyfreithlon am reswm arall a ganiateir gan y ddeddfwriaeth honno. Mae gennych yr hawl i dynnu’ch caniatâd i brosesu yn ôl ar unrhyw adeg drwy hysbysu’r Awdurdod Gweinyddu yn ysgrifenedig. Fodd bynnag, os na roddwch eich caniatâd, neu os byddwch yn ei dynnu’n ôl yn ddiweddarach, efallai na fydd yr Awdurdod Gweinyddu yn gallu prosesu’r wybodaeth berthnasol i wneud penderfyniadau wedi’u seilio arni, yn cynnwys penderfyniadau am dalu eich buddion.

Lle’r ydych wedi darparu data personol inni am unigolion eraill, megis aelodau o’r teulu, dibynyddion neu fuddiolwyr posibl o dan y Gronfa, cofiwch wneud yn siŵr fod yr unigolion hynny’n ymwybodol o’r wybodaeth sydd wedi’i chynnwys yn yr hysbysiad hwn.

Sut byddwn ni’n defnyddio’ch data personol

Byddwn yn defnyddio’r data hwn i ddelio â’r holl faterion yn ymwneud â’r Gronfa, yn cynnwys ei gweinyddu a’i rheoli. Gall hyn gynnwys prosesu eich data personol at bob un neu unrhyw rai o’r dibenion canlynol:

• I gysylltu â chi.
• I asesu cymhwyster am fuddion, eu cyfrifo a’u darparu ichi (ac, os ydych yn aelod o’r Gronfa, i’ch buddiolwyr ar eich marwolaeth).
• I nodi eich opsiynau posibl neu wirioneddol o ran buddion, lle bo hynny'n berthnasol, a gweithredu yr opsiynau hynny.
• Caniatáu ffyrdd amgen o gyflawni'ch buddion, er enghraifft, trwy ddefnyddio cynhyrchion yswiriant a throsglwyddo i drefniadau pensiwn eraill neu uno â nhw.
• At ddibenion modelu ystadegol ac ariannol a dibenion cyfeirio (er enghraifft, pan fyddwn yn asesu faint o arian sydd ei angen i ddarparu buddion yr aelodau a buddiolwyr, a sut y dylai’r arian hwnnw gael ei fuddsoddi).
• I gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol fel awdurdod gweinyddu’r Gronfa.
• I ymdrin ag ymholiadau gan aelodau a buddiolwyr eraill ac i ymateb i unrhyw anghydfod gwirioneddol neu bosibl ynglŷn â’r Gronfa.
• I reoli rhwymedigaethau’r Gronfa, yn cynnwys ymrwymo i drefniadau yswiriant a dewis buddsoddiadau’r Gronfa.
• Mewn perthynas â gwerthu, uno neu ad-drefnu corfforaethol ar unrhyw fusnes neu drosglwyddo busnes o eiddo’r cyflogwyr sy’n rhan o’r Gronfa a chwmnïau’u grŵp.

Sefydliadau y byddwn efallai yn rhannu’ch data personol gyda nhw

O bryd i’w gilydd byddwn yn rhannu’ch data personol gyda chynghorwyr a darparwyr gwasanaethau fel y gallant ein helpu i gyflawni’n dyletswyddau, ein hawliau a’n disgresiwn mewn perthynas â’r Gronfa. Bydd rhai o’r sefydliadau hyn yn prosesu’ch data personol ar ein rhan ac yn unol â’n cyfarwyddiadau; cyfeirir atynt fel proseswyr. Bydd sefydliadau eraill yn gyfrifol i chi’n uniongyrchol am eu defnydd o ddata personol rydyn ni’n ei rannu gyda nhw; cyfeirir atyn nhw fel rheolyddion. Gallwch weld eu polisïau diogelu data nhw eu hunain (a fydd yn gymwys i’w defnydd nhw o’ch data chi) ar eu gwefannau.

Pryd bynnag y bydd un o'n cynghorwyr neu ddarparwyr gwasanaeth yn gweithredu fel cyd-reolwr gyda ni mewn perthynas â'ch data personol, oherwydd ein bod ar y cyd yn pennu dibenion a dulliau ei brosesu, byddwn yn cytuno â nhw sut yr ydym i gyd yn mynd i gwrdd â'n priod a'n cyd rhwymedigaethau o dan y ddeddfwriaeth diogelu data. Os hoffech gael mwy o wybodaeth am sut mae trefniant o'r fath yn gweithio, cysylltwch â ni gan ddefnyddio'r manylion cyswllt isod.

Gall y sefydliadau y gallwn rannu eich data personol â nhw gynnwys yr ymgynghorwyr a'r darparwyr gwasanaeth canlynol:

Proseswyr

• Gwasanaethau Cyfrifyddu (Cyngor Sir Caerfyrddin)
• Swyddfeydd olrhain ar gyfer sgrinio marwolaethau a lleoli aelodau a buddiolwyr – (ATMOS Data Services ar hyn o bryd)
• Darparwr taliadau dramor i drosglwyddo taliadau i aelod a buddiolwyr y Gronfa sydd â chyfrifon y tu allan i’r DU – (Western Union ar hyn o bryd)
• Cwmnïau argraffu – (amrywiol, fel y’u penodwyd fesul tendr)
• Darparwr meddalwedd pensiynau – (Aquila Heywood ar hyn o bryd)
• Cyflenwyr gwasanaethau TG, cynhyrchu a dosbarthu dogfennau
• Biwro olrhain sy'n lleoli aelodau - (Target Professional Services ar hyn o bryd, fel y’u penodwyd fesul tendr).

Rheolyddion

• Ymgynghorydd actiwaraidd – (Mercers ar hyn o bryd)
• Ymgynghorydd buddion y Gronfa – (Mercers ar hyn o bryd)
• Darparwyr Cyfraniadau Gwirfoddol Ychwanegol – (Prudential, Standard Life & Equitable Life ar hyn o bryd)
• Cynghorydd cyfreithiol – (Eversheds ar hyn o bryd)
• Actiwari’r Gronfa – (Mercers ar hyn o bryd)
• Archwilydd allanol – (Archwiliad Cyffredinol i Gymru ar hyn o bryd)
• Archwilydd mewnol – (Cyngor Sir Caerfyrddin ar hyn o bryd)
• Cronfa ddata Yswiriant Gwladol y Gronfa – (Awdurdod Pensiynau De Swydd Efrog)
• Yr Adran Gwaith a Phensiynau
• Adran Actiwari’r Llywodraeth
• Swyddfa’r Cabinet – at ddibenion y Cynllun Atal Twyll Cenedlaethol
• Llywodraeth Cymru
• Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru
• Cymdeithas Llywodraeth Leol Cenedlaethol
• Adran Lefelu i Fyny Tai a Chymunedau 
• Swyddfa Gartref
• CThEM
• Llysoedd Cymru a Lloegr – i’r diben o brosesu gorchmynion rhannu pensiwn ar ysgariad
• Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru (ar gyfer gweithwyr cyfredol a cyn weithwyr yn unig)
• Gwasanaeth Tân ac Achub Gogledd Cymru (ar gyfer gweithwyr cyfredol a cyn weithwyr yn unig)
• Heddlu Dyfed-Powys (ar gyfer gweithwyr cyfredol a cyn weithwyr yn unig)
• Cyflogwyr y Cynllun

Pan fyddwn yn buddsoddi yn y Gronfa neu'n ceisio darparu buddion i aelodau'r Gronfa a buddiolwyr mewn ffyrdd eraill, megis trwy ddefnyddio yswiriant, yna efallai y bydd angen i ni rannu data personol â darparwyr buddsoddiadau, yswirwyr a gweithredwyr cynlluniau pensiwn eraill.

O bryd i’w gilydd efallai y byddwn yn darparu peth o’ch data i’ch cyflogwr a’i is-gwmnïau perthnasol (a darpar brynwyr eu busnesau) a chynghorwyr i’r diben o alluogi'r endidau hynny i ddeall ei rwymedigaethau i'r Cynllun a rhwymedigaethau'r cyflogwr o ran y Gronfa. Byddai’ch cyflogwr yn gyffredinol yn rheolydd ar y data personol a rennir gydag ef yn yr amgylchiadau hynny. Er enghraifft, lle mae’ch cyflogaeth chi yn ymwneud â darparu gwasanaethau sy’n ddarostyngedig i drefniant darparu o ffynhonnell allanol, gallai’r Awdurdod Gweinyddu ddarparu gwybodaeth am eich buddion pensiwn i’ch cyflogwr ac i ddarpar gynigwyr am y contract hwnnw pan ddaw i ben neu pan gaiff ei adnewyddu.

Lle gwneir cais neu os ydym o’r farn fod angen rhesymol am hynny, gallwn hefyd ddarparu’ch data i gyrff llywodraeth a sefydliadau datrys anghydfodau a gorfodi’r gyfraith, yn cynnwys y rhai a rhestrir uchod, y Rheoleiddiwr Pensiynau, yr Ombwdsmon Pensiynau a Chyllid a Thollau Ei Mawrhydi (CThEM). Gallan nhw wedyn ddefnyddio’r data i gyflawni’u swyddogaethau cyfreithiol.

Gall y sefydliadau y cyfeirir atynt yn y paragraffau uchod ddefnyddio’r data personol i gyflawni’u swyddogaethau mewn perthynas â’r Gronfa yn ogystal ag ar gyfer modelu ystadegol ac ariannol (megis cyfrifo costau cyfartalog disgwyliedig buddion a chyfraddau marwolaethau) ac at ddibenion cynllunio, gweinyddu busnes a rheoleiddio. Gallant hefyd basio’r data i drydydd partïon eraill (er enghraifft, gall yswirwyr basio data personol i gwmnïau yswiriant eraill i’r diben o ailyswirio), i’r graddau y maent yn ystyried bod gofyn rhesymol am y wybodaeth at ddiben cyfreithlon.

Nid ydym yn defnyddio’ch data personol at ddibenion marchnata ac ni fyddwn yn rhannu’r data hwn gydag unrhyw un i’r diben o farchnata i chi nac i unrhyw fuddiolwr.

Trosglwyddo gwybodaeth y tu allan i'r DU

Mewn rhai achosion gallai’r cyrff derbyn hyn fod y tu allan i’r Deyrnas Unedig (DU). Yn hynny o beth, gall eich data personol gael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU i awdurdodaeth nad yw efallai yn cynnig lefel ddiogelu digonol i gofynion llywodraeth y DU.

Os bydd hyn yn digwydd, rhaid bod mesurau diogelu ychwanegol yn cael eu rhoi ar waith gyda golwg ar ddiogelu eich data personol yn unol â’r cyfreithiau cymwys. Defnyddiwch y manylion cyswllt isod os ydych am gael rhagor o wybodaeth am y mesurau diogelu sydd ar waith ar hyn o bryd.

Am ba hyd rydym yn cadw eich gwybodaeth bersonol

Byddwn ond yn cadw eich data personol cyhyd ag y bydd ei angen arnom i weinyddu'r Gronfa ac i ddelio ag unrhyw gwestiynau neu gwynion y gallwn eu derbyn am hyn, oni bai bod y gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i ni ei gadw am gyfnod hwy. Yn ymarferol, mae hyn yn golygu y gellir cadw eich data personol am ba un bynnag o'r cyfnodau canlynol sydd hiraf/fwyaf:

• Am y cyfnod pan fydd gennych chi (neu unrhyw fuddiolwr sy'n derbyn buddion ar ôl eich marwolaeth) hawl i gael buddion o'r Gronfa ac am gyfnod o 15 mlynedd ar ôl i'r taliadau buddion hynny ddod i ben. Am yr un rheswm, efallai y bydd angen cadw eich data personol hefyd os ydych wedi derbyn trosglwyddiad, neu ad-daliad, o'r Gronfa mewn perthynas â'ch hawl i'r buddion; neu
• 100 mlynedd o ddyddiad geni'r aelod; neu
• 100 mlynedd o ddyddiad geni unrhyw fuddiolwr a gafodd fuddion o'r Gronfa ar ôl marwolaeth yr aelod.

Eich hawliau

Mae gennych hawl i weld a chael copi o’r data personol y mae’r Awdurdod Gweinyddu yn ei ddal amdanoch ac i ofyn i’r Awdurdod Gweinyddu gywiro eich data personol os oes unrhyw wallau neu os nad yw’n gyfredol neu'n anghyflawn. Mewn amgylchiadau cyfyngedig iawn, efallai y bydd gennych hawl hefyd i ofyn i'r Awdurdod Gweinyddu gyfyngu ar brosesu eich data personol, neu drosglwyddo neu (mewn amgylchiadau cyfyngedig iawn, megis lle nad oes angen eich data personol at y diben hwnnw mwyach mae'n cael ei brosesu) dileu eich data personol. Dylech nodi nad oes rheidrwydd arnom i ddileu eich data personol os bydd angen i ni ei brosesu at ddibenion gweinyddu'r Gronfa.

Mewn rhai amgylchiadau mae gennych hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol; er enghraifft, mae gennych hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol sy'n seiliedig ar fudd y cyhoedd neu fuddiannau cyfreithlon a nodwyd yn yr adran uchod dan y pennawd Y darn technegol, neu lle mae prosesu at ddibenion marcio uniongyrchol.

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am yr hawliau hyn o Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: www.ico.org.uk neu drwy ei llinell gymorth (0303 123 1113).

Os ydych yn dymuno arfer unrhyw un o’r hawliau hyn neu os oes gennych gwestiynau neu bryderon ynglŷn â’r prosesu ar eich data personol, cysylltwch â Gweinyddwr y Gronfa fel y nodir isod. Mae gennych hawl hefyd i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ynglŷn â’r hysbysiad preifatrwydd hwn neu weithgareddau prosesu’r Awdurdod Gweinyddu – gallwch wneud hynny drwy’r wefan uchod neu’i llinell gymorth.

Fel yr eglurwyd yn yr adran uchod dan y pennawd Sut y byddwn yn defnyddio'ch data personol, un o'r rhesymau rydym yn casglu ac yn cadw'ch data personol yw gweinyddu buddion eich Cronfa. Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth o’r fath, neu os byddwch yn gofyn am i’r data personol yr ydym yn ei ddal yn barod gael ei ddileu neu am gyfyngu arno, gallai hyn effeithio ar dalu buddion i chi (neu’ch buddiolwyr) o dan y Gronfa. Mewn rhai achosion gallai olygu nad yw’r Awdurdod Gweinyddu yn gallu dechrau talu eich pensiwn neu fod rhaid iddo atal eich pensiwn (os yw eisoes yn cael ei dalu).

Diweddariadau

Efallai y byddwn yn diweddaru’r hysbysiad hwn o bryd i’w gilydd. Lle’r ydym yn gwneud hyn, byddwn yn hysbysu’r aelodau a buddiolwyr o’r newidiadau a’r dyddiad pan fydd y newidiadau’n dod i rym.

Swyddog Diogelu Data

Gallwch cysylltu â Chronfa Bensiwn Dyfed am ragor o wybodaeth â’n Swyddog Diogelu Data:

John Tillman
Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

Cyfeiriad E-bost:  JWTillman@sirgar.gov.uk