Strategaeth Gweinyddu

Yn unol â'r rheoliadau Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol (CPLlL), mae Cronfa Bensiwn Dyfed wedi llunio Strategaeth Weinyddu sy'n ymwneud â gweithrediad effeithlon y Gronfa ar ran yr Awdurdodau Cyflogi a’r Awdurdod Gweinyddu sef Cyngor Sir Caerfyrddin.

Amcan y strategaeth yw rhoi diffiniad clir o rolau a chyfrifoldebau Cronfa Bensiwn Dyfed a'r Awdurdodau Cyflogi yn unol â rheoliad 59 o Reoliadau Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol (CPLlL) 2013.

• Cyflwyniad

  Mae'r strategaeth hon yn pennu'r trefniadau gweinyddu rhwng Cronfa Bensiwn Dyfed a'r Awdurdodau Cyflogi sy'n cyfrannu iddi. Y nod wrth gyflwyno'r fframwaith hwn yw gwella llif data drwy sefydlu trefniadau cyfathrebu clir sy'n sicrhau bod pob awdurdod yn ymwybodol o'i rôl a'i gyfrifoldebau yn y broses, fel y nodwyd yn narpariaethau'r CPLlL.

• Gweithdrefnau ar gyfer cydgysylltu a chyfathrebu ag Awdurdodau Cyflogi

  Bydd y cyflogwr yn enwebu person i fod yn Gynrychiolydd y Cyflogwr a phrif gyswllt Cronfa Bensiwn Dyfed. Bydd y cyflogwr yn rhoi gwybod i Gronfa Bensiwn Dyfed pwy yw’r person hwnnw ac yn sicrhau bod Cronfa Bensiwn Dyfed yn cael ei hysbysu am unrhyw newidiadau yn ddiymdroi.

  Mae Cronfa Bensiwn Dyfed yn cydgysylltu ac yn cyfathrebu â’r awdurdodau cyflogi mewn amryfal ddulliau i sicrhau y caiff yr holl ofynion eu bodloni’n gyson.

  Ymhlith yr amryfal ddulliau cyfathrebu a ddefnyddir gan y Gronfa mae:

  - Gwefan Cronfa Bensiwn Dyfed; sy'n cynnwys adran benodol ar gyfer pob rhanddaliwr a chyflogwyr y Gronfa.

  - Newyddlenni rheolaidd; a anfonir at bob un sy’n aelod o’r cynllun a’r holl awdurdodau cyflogi.  Anfonir yr holl newyddlenni yn uniongyrchol i gyfeiriad cartref aelodau’r cynllun ac fe’u cyhoeddir ar wefan Cronfa Bensiwn Dyfed hefyd;

  - Gweithdai Ymsefydlu a Chyn Ymddeol; a gynhelir yn ôl y galw i hybu dealltwriaeth y cyflogwyr ac aelodau’r cynllun.

  - Cymorthfeydd pensiwn; ar gyfer aelodau’r cynllun ar gais y cyflogwr i ddatrys unrhyw fater neu faterion sy’n peri pryder i’r aelodau.

  - Gwybodaeth ddiweddar ar e-bost; a anfonir yn uniongyrchol at gynrychiolwyr cyflogwyr i hysbysu am unrhyw ddatblygiadau yn y cynllun neu’r dull o’i weinyddu.

  - Seminarau diweddaru a grwpiau hyfforddi ar gyfer cyflogwyr; a gynhelir yn ôl y galw i adolygu datblygiadau’r cynllun neu i fynd i’r afael ag unrhyw anghenion hyfforddi sydd gan y cyflogwyr.

  - Cyfarfod Ymgynghori Blynyddol; a gynhelir i adolygu buddsoddiadau a materion gweinyddol Cronfa Bensiwn Dyfed yn y 12 mis blaenorol, a hefyd i ystyried yr heriau sy’n wynebu’r Gronfa yn y 12 mis nesaf. 

  - Bydd cynrychiolwyr cyflogwyr yn dosbarthu gwybodaeth am Gronfa Bensiwn Dyfed i aelodau’r cynllun o fewn eu sefydliad, hynny yw canllawiau’r cynllun, ffeithlenni ac ati.

  - Adroddiad Blynyddol; a gyhoeddir gan Gronfa Bensiwn Dyfed i ddangos i ba raddau y mae’r Gronfa a’r Awdurdodau Cyflogi wedi cyrraedd y lefelau perfformiad a bennwyd yn y strategaeth hon ac unrhyw faterion eraill sy’n deillio o’r strategaeth gweinyddu pensiynau fel y bo’n briodol.

• Lefelau perfformiad ar gyfer Awdurdodau Cyflogi

  Rhaid i’r cyflogwr roi hysbysiadau (neu rybuddion amgenach cymeradwy) i Gronfa Bensiwn Dyfed fel a ganlyn:  

  - Dechreuwyr Newydd: cyn pen 1 mis ar ôl i'r gweithiwr ymuno.

  - Newid yn amgylchiadau'r aelod: cyn pen 1 mis wedi'r digwyddiad.

  - Ymadawyr cynnar: cyn pen 1 mis ar ôl i'r gweithiwr adael.

  - Rhaid i Gronfa Bensiwn Dyfed gael Hysbysiadau Ymddeol cyn pen 1 mis ar ôl y dyddiad a dalwyd ddiwethaf.

  - Marwolaeth aelod: cyn pen wythnos wedi marwolaeth yr aelod.

  Bydd cyflogwyr yn rhoi copi o'r canllawiau i'r gweithwyr ynghylch y cynllun pensiwn i weithwyr newydd sy'n gymwys i ymuno â'r Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol a hynny cyn pen 2 fis ar ôl eu cyflogi.

  Mae Rheoliadau Cynlluniau Pensiwn Galwedigaethol (Datgelu Gwybodaeth) 1996 yn ei gwneud yn ofynnol fod aelodau sy’n ymddeol cyn eu Oedran Ymddeol Arferol (OPA) yn cael eu budd-daliadau cyn pen deufis ar ôl ymddeol, ac yn achos aelodau sy’n ymddeol EU OPA, cyn pen mis ar ôl y dyddiad ymddeol.

  Bydd cyflogwyr yn rhoi adroddiad data i Gronfa Bensiwn Dyfed o’r sefyllfa ar 31 Mawrth bob blwyddyn ar ffurf gymeradwy, a hynny ddim hwyrach na 30 Ebrill yn yr un flwyddyn, neu’r diwrnod gwaith nesaf.

  Bydd y cyflogwr yn llwytho’i data i i-Connect cyn pen 5 diwrnod o ddyddiad terfyn y cyfnod misol.

  Bydd y cyflogwr yn sicrhau y caiff cyfraniadau’r aelodau a’r cyflogwyr eu didynnu ar y gyfradd gywir, gan gynnwys cyfraniadau sy’n ddyledus yn achos absenoldeb am dâl is neu absenoldeb di-dâl, absenoldeb mamolaeth, ac unrhyw gyfraniadau ychwanegol y bydd Cronfa Bensiwn Dyfed yn gofyn i’r cyflogwr eu casglu.

  Mae’r cyflogwr yn gyfrifol am arfer y pwerau dewisol a roddir i gyflogwyr gan y rheoliadau. Hefyd, mae’r cyflogwr yn gyfrifol am gyhoeddi ei bolisi mewn perthynas â’r elfennau dewisol allweddol, fel sy’n ofynnol gan y rheoliadau, ar gyfer ei weithwyr a’r awdurdod gweinyddu.

  NID yw Cronfa Bensiwn Dyfed yn gyfrifol am ddilysu cywirdeb unrhyw wybodaeth a roddir gan y cyflogwr at y diben o gyfrif budd-daliadau o dan ddarpariaethau’r Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol a’r Rheoliadau Taliadau Dewisol. Y cyflogwr sy’n gyfrifol am hynny.

  Caiff unrhyw ordaliad sy’n deillio o wybodaeth anghywir a roddwyd gan y cyflogwr ei hawlio’n ôl oddi wrth y cyflogwr.

  Os codir dirwy ar Gronfa Bensiwn Dyfed gan y Rheoleiddiwr Pensiynau caiff y tâl ei basio ymlaen i’r cyflogwr perthnasol os mai gweithred y cyflogwr hwnnw neu ei fethiant i weithredu (e.e. methiant i hysbysu am ymddeoliad cyn pen y terfynau amser a nodir uchod), a achosodd y ddirwy.

  O dan Ddeddf Diogelu Data 2018, bydd y cyflogwr yn gochel rhag datgelu’n amhriodol unrhyw wybodaeth am aelod a gynhwysir (lle bo hynny’n briodol) ar unrhyw eitem a anfonir oddi wrth Gronfa Bensiwn Dyfed. Hefyd, bydd ond yn defnyddio gwybodaeth a gyflenwir neu a ddarperir gan Gronfa Bensiwn Dyfed at ddibenion gweithredu’r Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol.

• Lefelau perfformiad Cronfa Bensiwn Dyfed

  Bydd Cronfa Bensiwn Dyfed yn dosbarthu ffurflenni, newyddlenni, llyfrynnau ac unrhyw ddeunyddiau eraill sy’n angenrheidiol ar gyfer gweinyddu’r Cynllun.

  Bydd Cronfa Bensiwn Dyfed yn cynorthwyo cyflogwyr i weinyddu’r Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol drwy:

  - darparu cynrychiolwyr i roi gwybodaeth a chymorth ynghylch y cynllun a’r modd y caiff ei weinyddu; a

  - dosbarthu gwybodaeth dechnegol yn rheolaidd.

  Drwy gydweithio â’r cyflogwyr, mae Cronfa Bensiwn Dyfed yn anelu at:

  - talu’r grant ymddeol i gyfrif banc yr aelod DIM hwyrach na 10 diwrnod ar ôl derbyn data terfynu cywir gan y cyflogwr perthnasol.

  - derbyn y gyfradd cyfraniadau aelodau a gyfrifir gan y cyflogwr.

  Bydd Cronfa Bensiwn Dyfed yn paratoi datganiad o fuddiannau’r aelodau bob blwyddyn erbyn 31ain Awst, lle mae’r cyflogwr wedi cyflwyno data ariannol defnyddiol a chywir ar ddiwedd y flwyddyn.

  Bydd Cronfa Bensiwn Dyfed yn paratoi datganiad cynilo pensiwn yw aelodau bob blwyddyn erbyn 5ed Hydref.

  Bydd Cronfa Bensiwn Dyfed yn rhoi unrhyw wybodaeth sy’n angenrheidiol i gyflogwyr i sicrhau fod y Gronfa Bensiwn yn gweithredu’n briodol.

  Bydd Cronfa Bensiwn Dyfed yn gweithio gyda chyflogwyr i sicrhau fod ymddeoliad yn broses mor effeithlon â phosibl i’r aelod a’r cyflogwr fel ei gilydd.

  O dan Ddeddf Diogelu Data 2018, bydd Cronfa Bensiwn Dyfed yn gochel rhag datgelu’n amhriodol unrhyw wybodaeth am aelod. Caiff unrhyw wybodaeth a gedwir gan Gronfa Bensiwn Dyfed ei defnyddio ganddi ar gyfer gweithredu’r Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol.

  Mae Cronfa Bensiwn Dyfed yn gyfrifol am arfer y pwerau dewisol a roddwyd iddi gan y rheoliadau. Hefyd, mae Cronfa Bensiwn Dyfed yn gyfrifol am gyhoeddi ei pholisi i’w holl aelodau yn achos yr elfennau dewisol allweddol, fel sy’n ofynnol gan y rheoliadau.

  Mae Cronfa Bensiwn Dyfed yn anelu at ddarparu gwasanaeth i’r aelodau sy’n bodloni gofynion Rheoliadau Cynlluniau Pensiwn Galwedigaethol (Datgelu Gwybodaeth) 2013.

• Taliadau'r Awdurdodau Cyflogi i Gronfa Bensiwn Dyfed

  Bydd awdurdodau cyflogi yn gwneud yr holl daliadau sy’n angenrheidiol o dan Gynllun Pensiwn Llywodraeth Leol, ac unrhyw ddeddfwriaeth gysylltiedig, yn brydlon i Gronfa Bensiwn Dyfed a/neu i’r darparwr Cyfraniadau Gwirfoddol Ychwanegol fel y bo’n briodol.

  Dyddiadau Talu

  Yn achos awdurdodau cyflogi sy’n cyfrannu bob mis, gallant dalu cyfraniadau ar unrhyw adeg ond y dyddiad hwyraf yw’r 19eg o’r mis yn union ar ôl y mis y gwnaed y didyniadau. Er enghraifft rhaid i Gronfa Bensiwn Dyfed fod wedi derbyn cyfraniadau a ddidynnwyd ym mis Ebrill erbyn 19eg Mai fan hwyraf.  Os bydd y 19eg ar benwythnos neu Ŵyl Banc, bydd y cyfraniadau’n ddyledus ar y diwrnod gwaith olaf cyn y 19eg.   

  Yn achos awdurdodau sy’n cyfrannu’n chwarterol, gallant hwythau hefyd dalu cyfraniadau ar unrhyw adeg ar yr un egwyddor ag uchod, ond ni chânt wneud cyfraniadau ddim hwyrach na’r 19eg ar y trydydd mis, oni bai fod y 19eg ar benwythnos neu Ŵyl Banc, pan fydd y cyfraniadau’n ddyledus ar y diwrnod gwaith olaf cyn y 19eg.

  Taliadau Hwyr

  Caiff y cyflogwr ei hadrodd i’r Rheoleiddiwr Pensiynau os bydd y cyfraniadau’n hwyr yn dod i law, yn unol â chod ymarfer y rheoleiddwyr.

  Y dull talu

  Dylid talu cyfraniadau (ac eithrio’r Cyfraniadau Gwirfoddol Ychwanegol) i Gronfa Bensiwn Dyfed bob mis / chwarter drwy gyfrwng siec a honno’n daladwy i Cyngor Sir Caerfyrddin neu’n uniongyrchol i gyfrif banc yr awdurdod trwy drosglwyddiad BACS.

  Hysbysiadau Talu

  Rhaid i’r cyflogwr gyflwyno hysbysiad gyda’i dâl yn nodi’r mis a’r swm, a bydd yr hysbysiad yn dangos cyfraniadau’r Gweithwyr a chyfraniadau’r Cyflogwr ar wahân.

  Llog ar daliadau hwyr

  Yn unol â'r Rheoliadau Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol, codir llog ar unrhyw swm y bydd yr awdurdod cyflogi dros fis yn hwyr yn ei dalu.

  Caiff y llog ei gyfrif ar 1% uwchlaw’r gyfradd sylfaenol am bob dydd o’r dyddiad y bydd yn ddyledus hyd at y dyddiad talu, a chodir llog cyfansawdd bob tri mis.

  Dalier Sylw

  Rhaid i gyflogwr yn talu cyfraniadau gwirfoddol ychwanegol i’r Darparwr Cyfraniadau Gwirfoddol Ychwanegol mewnol cyn pen wythnos wedi iddynt gael eu didynnu.

• Costau ychwanegol sy'n deillio o lefel perfformiad yr Awdurdod Cyflogi

  Lle bydd angen i Gronfa Bensiwn Dyfed dalu costau ychwanegol oherwydd lefel perfformiad yr awdurdod cyflogi wrth gyflawni’i ddyletswyddau o dan y Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol, caiff y costau ychwanegol eu hawlio’n ôl oddi wrth yr awdurdod cyflogi hwnnw.

  Bydd Cronfa Bensiwn Dyfed yn rhoi hysbysiad ysgrifenedig i’r awdurdod cyflogi yn nodi’r canlynol:

  - y rhesymau am y costau ychwanegol y bu'n rhaid eu talu;

  - y dylai'r awdurdod cyflogi dalu'r costau ychwanegol a ddeilliodd o lefel perfformiad yr awdurdod hwnnw;

  - y sail ar gyfer cyfrif y swm dan sylw; a

  - darpariaethau perthnasol y Strategaeth Gweinyddu Pensiynau sy'n sail dros y costau ychwanegol.

  Yr Ysgrifennydd Gwladol fydd yn penderfynu os bydd unrhyw anghydfod ynghylch swm y gost ychwanegol, a bydd yn talu sylw i:

  - darpariaethau'r strategaeth gweinyddu pensiynau sy'n berthnasol i'r achos; a'r

  - y graddau y mae Cronfa Bensiwn Dyfed a’r awdurdod cyflogi wedi cydymffurfio â’r darpariaethau hyn wrth gyflawni eu swyddogaethau yn unol â’r Rheoliadau.

• Cyfraddau Cyfraniadau'r Cyflogwyr a'r Costau Gweinyddol

  Nid yw cyfraddau cyfraniadau cyflogwyr yn sefydlog. Mae’n ofynnol i gyflogwyr dalu pa swm bynnag sy’n angenrheidiol i sicrhau bod y gyfran o’r gronfa sy’n ymwneud â’u sefydliad hwy yn ddigon i dalu’r rhwymedigaethau.

  Bob tair blynedd caiff Cronfa Bensiwn Dyfed ei phrisio gan actiwari’r Gronfa. Bydd yr actiwari yn ystyried asedau a rhwymedigaethau pob cyflogwr, ac yn asesu’r gyfradd gyfraniadau briodol y bydd gofyn i bob cyflogwr ei thalu am y tair blynedd ddilynol.

  Caiff costau gweinyddu’r cynllun eu codi’n uniongyrchol ar Gronfa Bensiwn Dyfed, a bydd yr actiwari yn cymryd y costau hyn i ystyriaeth wrth asesu cyfraddau cyfraniadau’r cyflogwyr.

  Os bydd cyflogwr yn dymuno bod Cronfa Bensiwn Dyfed yn gwneud gwaith nad yw’n ymwneud â gweinyddu’r gronfa, codir tâl arno’n uniongyrchol am y gwaith hwnnw.

• Adolygu’r Strategaeth

  Bydd yr Awdurdod Gweinyddu yn adolygu’r Strategaeth Gweinyddu Pensiynau yn rheolaidd. 

  Bydd Cronfa Bensiwn Dyfed yn anelu’n barhaus at wella’r cyfathrebu rhyngddi hi â’r awdurdodau cyflogi.

  Caiff cyflogwyr wneud awgrymiadau ar unrhyw adeg gyda’r nod o wella’r Strategaeth Gweinyddu Pensiynau a chaiff yr awgrymiadau hynny eu hystyried gan Gronfa Bensiwn Dyfed.

  Bydd Cronfa Bensiwn Dyfed yn adolygu’r Strategaeth Gweinyddu Pensiynau ar ôl ymgynghori â’r awdurdodau cyflogi ac unrhyw bersonau priodol eraill os bydd newid sylweddol yn unrhyw bolisi a gynhwysir yn y strategaeth. Caiff y Strategaeth ei chyhoeddi ar wefan Cronfa Bensiwn Dyfed a rhoir copi i bob awdurdod cyflogi a’r Ysgrifennydd Gwladol. 

  Os caiff y strategaeth ei diwygio yn dilyn adolygiad, rhoddir gwybod i bob awdurdod cyflogi, ynghyd â'r Ysgrifennydd Gwladol a chyhoeddir copi diwygiedig ohoni ar wefan Cronfa Bensiwn Dyfed.

  Mae croeso i gyflogwyr drafod unrhyw agwedd ar y Strategaeth Gweinyddu Pensiynau â Chronfa Bensiwn Dyfed unrhyw bryd. Mae croeso i gyflogwyr gysylltu â Chronfa Bensiwn Dyfed unrhyw bryd.